PRIVACY STATEMENT/

Inleiding

ACES International – The Netherlands B.V. (hierna te noemen: ‘ACES’) biedt diensten op gebied van werving en selectie, advies en consultancy omtrent HR- en personeelsvraagstukken (hierna te noemen: ‘diensten’). Persoonlijk contact, kwaliteit en privacy staan daarbij voorop.

 

Kandidaten, klanten, referenten, informanten, bezoekers en alle andere contacten gelieerd aan de diensten, websites, (digitale) uitingen en activiteiten van ACES, mogen rekenen op een zorgvuldige omgang met (persoons-)gegevens. Dit privacy statement beschrijft het privacy- en cookiebeleid van ACES.

Definities

Klanten: organisaties en gelieerde medewerkers die ACES inschakelen voor de uitvoering van diensten.

Kandidaten: personen die zich aangemeld hebben voor onze diensten, pro-actief zijn benaderd voor onze dienstenkandidaten die zijn geplaatst op een vacature en potentiele kandidaten voor openstaande en toekomstige vacatures.
Referenten: personen gelieerd aan kandidaten en klanten die toelichting geven op persoonlijkheid en functioneren.

Informanten: personen die relaties, gevraagd of ongevraagd, latent verwijzen of actief introduceren bij ACES in het kader van diensten en activiteiten van ACES.

Verzamelen van persoonsgegevens: waarom en hoe?

Het type werk dat ACES verricht, is onlosmakelijk verbonden met (vertrouwelijke) persoonsgegevens. In sommige gevallen is het niet (direct) mogelijk personen hiervan op de hoogte te stellen, bijvoorbeeld vanwege het vertrouwelijk karakter van de dienst of omdat het niet mogelijk of redelijkerwijs haalbaar is om een betrokken persoon direct te benaderen. In deze gevallen verwerkt ACES persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Indien mogelijk en haalbaar vraagt ACES hiervoor in later stadium alsnog toestemming.

 

Als onderdeel van de diensten van ACES passeert persoonlijke informatie noodzakelijkerwijs de revue. Deze informatie wordt verzameld ten behoeve van een gemeenschappelijke doelstelling, zoals het invullen van een vacature bij een klant of het vinden van een nieuwe uitdaging in de carrière van een kandidaat. Het kan zijn dat een kandidaat, klant, referent, partner of informant zelf contact opneemt of dat hij/zij persoonlijk benadert wordt via telefoon, e-mail of op kantoor. Als onderdeel van de diensten kan het zijn dat persoonlijke informatie verwerkt wordt, waartoe ook dit privacy statement verstrekt zal worden en te allen tijde te bereiken is via onze website.

 

In het kader van kwalitatieve dienstverlening aan klanten doet ACES vooronderzoek naar markten, bedrijven, sectoren en branches, al dan niet op verzoek van klanten. Dit vooronderzoek brengt inzicht in actuele HR-, personeels- en wervingsvraagstukken en is noodzakelijk om klanten en kandidaten adequaat te kunnen adviseren en bedienen.

 

Deze gegevens worden te allen tijde vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld. Vanzelfsprekend heeft eenieder, tevens voortvloeiend uit verplichtingen uit wet- en regelgeving, het recht deze gegevens in te zien danwel ‘vergeten te worden’. Gegevens worden niet zonder medeweten gedeeld met derden.

Om welke persoonsgegevens gaat het en met welk doel?

Klanten: bedrijfs- en contactinformatie zoals naam, e-mailadres, functie, telefoonnummer, gespreksverslagen en overige informatie verschaft door klanten over vacatures en kandidaten.

 

Klantinformatie wordt verzameld voor het uitvoeren van overeenkomsten, verrichten van diensten en gerechtvaardigde belangen van ACES zoals relatiebeheer en marketing.

 

Kandidaten: persoonlijke- en contactgegevens van kandidaten die zich online of na persoonlijk contact inschrijven voor openstaande en/of toekomstige posities, zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, functie, verslaglegging en wanneer verstrekt door de kandidaat cv en gelieerde documentatie (assessments, motivatiebrieven, etc.). Informatie is uit eerste hand verkregen of afkomstig uit openbare bronnen, er worden geen persoonsgegevens uit databases van derde partijen verkregen.

 

Informatie over kandidaten wordt verzameld ten behoeve van de persoonlijke ontwikkeling- en carrière van de kandidaat en het invullen van vacatures in opdracht van een klant en relatiebeheer. Bij interesse kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met de klant. Persoonlijke informatie wordt in portefeuille gehouden om de geschiktheid van kandidaten te kunnen beoordelen met betrekking tot toekomstige opdrachten van klanten. In geval van (vertrouwelijke) zoekopdrachten kan als onderdeel van preselectie een beperkte set geanonimiseerde persoonsgegevens gedeeld worden met de klant, waarna bij interesse van de klant de kandidaat geïnformeerd zal worden. Overige persoonsgegevens zullen gedeeld worden na persoonlijk contact en instemming van de kandidaat. Data kan tevens gebruikt worden voor analyse en verbetering van de diensteverlening van ACES.

Referenten en informanten: naam, e-mailadres en telefoonnummer van referenten en informanten alsmede verslaglegging.
Informatie van referenten en informanten wordt benut om kandidaten te identificeren en te beoordelen, met als doel het leveren van een zo optimaal mogelijk dienstenpakket aan kandidaten en klanten.

 

Bewaartermijn: ACES verwerkt persoonlijke informatie voor zo lang als nodig om diensten te kunnen leveren en bovengenoemde doelstellingen te bereiken. Na afloop van deze periode wordt persoonlijke informatie verwijderd of geanonimiseerd.

 

Rechten: inzage, correctie, dataportabiliteit, bezwaar, verwijdering en klachten.

 

Een kandidaat, klant, informant of referent is niet verplicht om persoonlijke informatie te geven aan ACES. Dit kan wel betekenen dat ACES de diensten niet kan uitvoeren. Vergeven toestemming kan op ieder moment worden ingetrokken. Ook kan te allen tijde worden verzocht te stoppen met het verwerken van persoonsgegevens.

Iedere kandidaat, klant, informant of referent heeft het recht te weten welke informatie door ACES wordt bijgehouden en is opgeslagen, waarbij bovengenoemde rechten te allen tijde van toepassing zijn.

Klachten, bezwaren en verzoeken

Ondanks dat ACES alles in het werk zal stellen om privacy en vertrouwelijkheid voorop te stellen en hand in hand te laten gaan met een hoge kwaliteit van diensten, kan eenieder een verzoek doen tot inzage van gegevens, bezwaar aantekenen tegen de behandeling van gegevens door ACES of om verwijdering verzoeken. Verzoeken kunnen per mail worden ingediend via info@aces.nl of per briefpost t.a.v. ACES International, Krommepad 5e, 1251HP te Laren. Klachten over hoe ACES omgaat met persoonsgegevens kunnen ook naar deze adressen gestuurd worden. Mochten een klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, kan de AP ingeschakeld worden.

Opslag en beveiliging

Voor de uitvoering van haar taken maakt ACES gebruik van diverse applicaties en vormen van automatisering. Deze applicaties worden beveiligd middels technische en organisatorische maatregelen om persoonlijke informatie van kandidaten zo goed als mogelijk te beschermen tegen verlies en/of onbedoeld gebruik. Werknemers worden uitdrukkelijk geïnstrueerd op het belang van privacy en zorgvuldige omgang met gegevens en in die zin ‘privacybewust’ gemaakt en gehouden. Huidige leveranciers van applicaties voldoen aan normen en bepaling van privacywetgeving en worden hierop getoetst wanneer nieuwe leveranciers worden aangesloten. Derde partijen mogen contractueel enkel persoonlijke informatie gebruiken voor de reden dat zij ingeschakeld zijn en het is hen uitdrukkelijk niet toegestaan persoonlijke informatie zelfstandig, met een ander doel, te gebruiken en/of door te geven.

Cookies

Om op de hoogte te blijven van website-gebruik en prestaties wordt gebruik gemaakt van cookies. Bepaalde geanonimiseerde informatie wordt bijgehouden en bewaard: het aantal bezoekers, welke deel van de site, tijdstippen, locatiegegevens, IP-adressen en algemene informatie over de software en systemen die de bezoeker gebruikt. Deze informatie wordt uitdrukkelijk niet gebruikt om te herleiden tot individuele personen en wordt niet met derden gedeeld.

 

Dit privacy statement kan periodiek wijzigen. ACES spant zich in om haar contacten hierover te informeren. Dit privacy statement is op 15 mei 2018 opgesteld door ACES International – the Netherlands B.V., Krommepad 5e, 1251HP te Laren.

ACES INTERNATIONAL

ARTIKELEN VAN ACES/